Basis für unsere Briefvorlage sind die Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe nach DIN 676. Eine gute Einführung zum Thema findet man unter dem nachfolgenden Link:

Deutsche Post Themenheft Geschäftsbriefe

Das Adressfeld wird so gestaltet, dass es, entsprechend gefaltet, in einen DIN C5-Umschlag (DL) mit Fenster passt. Damit erspart man sich später die Beschriftung des Briefumschlages.

Seite einrichten

Grundeinstellungen

Die Schriftgröße sollte nicht kleiner als 10 pt und nicht größer als 12 pt. sein. Ausgenommen sind die Angaben für Sendevermerke und die Absenderangabe im Adressfeld. Hier wird eine Schriftgrö­ße zwischen 6 pt. und 8 pt. empfohlen.

Wir verwenden für unsere Vorlage folgende Einstellungen:

• Formatvorlage Standard
• Schriftart Times New Roman
• Schriftgröße 12 pt

Im Normalfall sind dies die Standardvorgaben von LibreOffice/OpenOffice.

Schriftformatierung

Seitenränder

Im Menü Format – Seite nehmen wir im Register Seite die nebenstehenden Einstellungen vor.

Die Einstellungen unter „Papierformat“ sollten schon passen, so dass nur noch die Seitenränder geändert werden müssen.

Seite einrichten

Adressfeld

Der obere Seitenrand beträgt nun 4,5 cm. Direkt darunter in der ersten Zeile beginnen wir mit den Angaben im Adressfeld.

Die erste Zeile enthält den Absender in Schriftgröße 8 pt und unterstrichen. Die Zeilenhöhe für diese Zeile stellen wir im Menü Format – Absatz auf 0,5 cm ein.

Absatz formatieren

Danach folgen drei weitere Zeilen für Sende- oder Zustellungsvermerke in gleicher Schriftgröße.

Ab Zeile 5 beginnt die eigentliche Adresse. Einschließlich der Absenderangabe sind für das Adressfeld 10 Zeilen vorgesehen.

Nach Zeile 10 folgt eine Leerzeile und danach in der Zeile 12 das Datum, welches rechtsbündig ausgerichtet wird.

Datum rechtsbündig ausrichten

Nach einer weiteren Leerzeile kommt in Zeile 14 die Betreffzeile. Nach zwei weiteren Leerzeilen beginnt in Zeile 17 die Anrede, und mit einer Leerzeile abgetrennt der Inhalt des Schreibens.

Wenn der ausgedruckte Brief genau oberhalb der Betreffzeile gefaltet wird, passt das Adressfeld in das Sichtfenster eines Fensterumschlages.

Briefkopf

Der Briefkopf kann beliebig gestaltet werden. Er enthält die Absenderadresse und weitere Kontaktdaten wie z.B. Telefonnummer und E-Mailadresse. Ein Logo ist ebenfalls möglich.

Briefkopf mit Logo

Da sich die Angaben des Briefkopfes auf dem oberen Seitenrand befinden, kann man dort nicht ohne weiteres Text einfügen. Wir verwenden daher einen Textrahmen. Dieser hat u.a. die besondere Eigenschaft, dass er frei verschiebbar ist, aber auch exakt positionierbar ist.

Textrahmen einfügen

Wir klicken im Menü Einfügen – Rahmen.

Es öffnet sich ein Dialog, den wir aber mit einem Klick auf OK schließen. Der Textrahmen hat an den Ecken und auf der Mitte der Umrandungen sogenannte „Anfasser“. Diese kleinen Quadrate kann man mit gedrückt gehaltener linker Maustaste (Doppelpfeil) ziehen, und so Breite und Höhe des Rahmens anpassen.

Textrahmen mit Anfasser

Sollten die „Anfasser“ nicht sichtbar sein, genügt ein Mausklick auf den Rahmen. Ein Mausklick außerhalb der Textfeldes hebt die Markierung des Textrahmen auf, und die „Anfasser“ verschwinden wieder.

Mit einem Mausklick in den Textrahmen kann nun z.B. die Absenderadresse eingegeben werden.

Achtung: Die Texteingabe ist nicht möglich, wenn die „Anfasser“ sichtbar sind. In diesem Falle muss man die Markierung aufheben, indem man neben den Textrahmen klickt. Nun klickt man mitten in das Textfeld (nicht auf den Rahmen), um den Text einzugeben. Der Text kann im Textrahmen wie gewohnt formatiert werden. (Schriftgröße, Farbe, Absatzausrichtung usw.)

Text im Textrahmen einfügen

Textrahmen verschieben

Wenn die „Anfasser“ des Textrahmens sichtbar sind, kann die Breite und Höhe des Textrahmens durch entsprechendes Ziehen mit der Maus angepasst werden.

Zum Verschieben des Textrahmens zeigt man mit dem Mauszeiger bei sichtbaren „Anfassern“ in den Textrahmen. Der Mauszeiger wird nun zu einem „Vierfach-Pfeil“. Nun kann mit gedrückt gehaltener Maustaste der Textrahmen beliebig verschoben werden.

Textrahmen verschieben

Textrahmen formatieren

Ein Doppelklick in den Textrahmen öffnet das Dialogfenster „Rahmen“. Hier lassen sich umfangreiche Einstellungen vornehmen. In unserem Fall wollen wir den sichtbaren Rahmen unseres Textrahmens entfernen. Dazu klicken wir auf die Registerkarte „Umrandung“, und dann unter Linienanordnung auf das erste Symbol ganz links. Damit wird der sichtbare Rahmen deaktiviert.

Sichtbare Rahmenlinien deaktivieren

Den Textrahmen exakt horizontal mittig positionieren

• Registerkarte „Typ“ auswählen
• Im Bereich „Position“ Horizontal Mitte zu Gesamte Seite einstellen
• Mit OK Dialogfeld schließen

Textrahmen horizontal zentrieren

Grafik / Logo einfügen

Menü Einfügen – Bild – Aus Datei …

Bild einfügen

Dann im Dialogfenster den Ordner auswählen, wo die Grafik oder das Logo gespeichert ist. Logo markieren und Öffnen wählen.

Bild auswählen und öffnen

Das eingefügte Logo kann nun durch ziehen mit dem Mauszeiger verschoben werden. Über die „Anfasser“ lässt sich das Logo in der Größe verändern.

Eingefügtes Bild verschieben

Damit wäre die Vorlage fertig und kann nun im nächsten Schritt als Dokumentvorlage gespeichert werden.

Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage ist ein Dokument, welches bestimmte Voreinstellungen wie Seitenränder, Schriftarten und -größen, Absatzformate und spezielle Formatierungen enthält. Beim Start eines neuen Textdokumentes lädt LbreOffice/OpenOffice eine Dokumentvorlage mit dem Namen Standard. Hier ist z.B. die Schriftart Times New Roman, die Schriftgröße 12pt und Schriftfarbe Schwarz vorgegeben. Will man mit anderen Vorgaben beginnen, kann man eine beliebige eigene Vorlage erstellen, und LibreOffice/OpenOffice anweisen, diese beim Start zu laden.

Speichert man ein Dokument als Dokumentvorlage, so wird diese automatisch im Vorlagenordner von LibreOffe/OpenOffice abgelegt. Eine Dokumentvorlage kann, im Gegensatz zu einem normal gespeicherten Dokument, nach dem Öffnen nicht versehentlich überschrieben werden.

Dokumentvorlage speichern

Um unser gerade erstelltes Dokument als Dokumentvorlage zu speichern, klickt man im Menü auf Datei – Dokumentvorlage – Speichern …

Im nachfolgenden Dialog gib man oben einen Namen für die neue Dokumentvorlage ein. (1) Hier z.B. „Brief_DIN_676b“. In der Liste „Bereiche“ wählt man den Ordner aus, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll. Hier z.B. „Meine Vorlagen“. (2) Anschließend wird mit „OK“ gespeichert. (3)

Vorlage speichern

Dokumentvorlage verwenden

Möchte man eine Dokumentvorlage verwenden, so klickt man im Menü auf Datei – Neu – Vorlagen und Dokumente.

Vorlage öffnen

Im folgenden Dialog wählt man (falls nicht schon geöffnet) den Ordner Vorlagen aus. (1) Dann ein Doppelklick auf den Ordner Meine Vorlagen. (2). Nun kann die Dokumentvorlage ausgewählt (3) und mit einem Klick auf Öffnen geöffnet werden. (4)

Vorlage öffnen

Mehr Input

Projektdatei herunterladen
Formeller Privatbrief

Gestaltungshinweise von Geschäftsbriefen nach DIN
http://www.luk-korbmacher.de/Schule/Text/din676.htm
Deutsche Post Themenheft Geschäftsbriefe (PDF)

Am Beispiel des Abfallskalenders einer Stadtverwaltung zeige ich nachfolgend, wie das funktioniert.

Beispiel: Müllabfuhrtermine in Outlook

Kalenderdatei herunterladen

Den Online-Abfallkalender seiner Stadt findet man auf der Homepage der Stadt bzw. in diesem Beispiel für Bielefeld direkt unter https://www1.bielefeld01.de/irj/portal/AbfallkalenderOnline.

Dort wählt man zunächst in einem Dialog die Behältertypen und die eigene Adresse aus.

Adresse auswählen

Auf der folgenden Seite wird neben einer PDF-Datei mit allen Abfuhrterminen auch eine “iCal-Kalenderdatei” zum Download angeboten. Diese laden wir herunter und speichern sie auf dem Computer.

iCal-Kalenderdatei herunterladen

iCal-Kalenderdatei in Outlook importieren (geht nicht mit Outlook Express!)

In Outlook im Menü Datei-Importieren/Exportieren wählen.

Importieren nach Outlook

Dann im Importassistenten die Option iCalendar oder vCalendar-Datei importieren wählen.

Importieren nach Outlook

Im nachfolgenden “Öffnen-Dialog” die heruntergeladene Datei auswählen und OK klicken. Damit sollten nun im Outlook-Kalender und auch auf der Startseite „Outlook Heute“ die Abfuhrtermine erscheinen.

Abfuhrtermin im Outlook-Kalender

iCal-Kalenderdatei in Thunderbird

Um in Thunderbird eine Kalenderdatei verwenden zu können, benötigt man das Add-On „Lightning“. Dieses Add-On lässt sich in Thunderbird über das Menü Extras-AddOns installieren.

Alternativ kann man es unter folgender Adresse herunterladen:

https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/lightning/

 Kalenderdatei importieren

Wenn Lightning in Thunderbird eingerichtet ist, wählt man im Menü Termine und Aufgaben-Importieren …

vCalendar-Datei importieren

Im nachfolgenden Öffnen-Dialog die heruntergeladene Datei auswählen und OK klicken. Damit sollten nun im Kalender und unter „Termine und Aufgaben“ die Abfuhrtermine erscheinen.

Termine u. Aufgaben in Thunderbird

Gemeint sind die sogenannten QR-Codes. QR steht für Quick Response, was so viel wie schnelle Antwort, oder schnelle Rückmeldung bedeutet.

Im Prinzip funktionieren diese QR-Codes ähnlich wie der bekannte Strichcode (EAN-Code), der mittlerweile auf jedem Konsumartikel im Supermarkt aufgedruckt ist.

EAN-Code

Neben dem QR-Code gibt es noch andere Varianten. Z.B. Aztec auf den Online-Tickets der Deutschen Bahn, oder Datamatrix auf den Online-Briefmarken zum selber drucken bei der Post.

Internetbriefmarke mit DataMatrix-Code (Quelle; Wikimedia.org)

Zum Entschlüsseln des QR-Codes benötigt man ein Smartphone mit einer entsprechenden Software (App). Fotografiert man damit z.B. auf einem Werbeplakat den QR-Code ab, so wird dieser auf dem Smartphone in einen Internetlink umgewandelt, über den ich weitere Informationen erhalten kann. Oder es werden mir weitere Informationen in einem Text angezeigt.

QR-Code mit dem Smartphone scannen

Das Scannen des QR-Codes mit dem Smartphone erspart mir also das Merken, Eintippen oder Aufschreiben von Informationen. So kann über den QR-Code auf dem Handwerkerbulli die Kontaktinformationen der Firma sofort in mein Adressbuch abgelegt werden. Einfach den Code mit dem Smartphone abfotografieren (Scannen), fertig. An Stelle der Kontaktinformationen könnte auch eine Internetadresse auf die Homepage der Firma verweisen.

Ein weiteres Einsatzgebiet der QR-Codes ist z.B. Konzertkarten oder Fahrkarten über das Internet zu bestellen. Der Konzertveranstalter schickt mir dann nach dem Bestellvorgang einen QR-Code auf mein Handy. Mit diesem Code erhalte ich dann Zugang zu der Veranstaltung, indem ich mein Handy mit dem Code an einen Scanner halte.

Praktisch ist der QR-Code auch auf Visitenkarten. Einfach abfotografieren, und schon sind die Kontaktdaten im Adressbuch des Smartphone gespeichert.

Unter dem nachfolgenden Link kann man seinen eigenen QR-Code online generieren:

http://qrcode.kaywa.com/

Und hier kann man QR-Code online dekodieren:

http://zxing.org/w/decode.jspx

Übrigens, der QR-Code ganz oben auf dieser Seite enthält auch eine “Geheimbotschaft”. 

Mehr Input:

http://qrcode.wilkohartz.de/

Wikipedia-Artikel:
Mobile-Tagging
QR-Code

Diese Vorkehrungen sind alle recht einfach umzusetzen und erfordern bis auf die Virenschutzsoftware keine zusätzlichen Programme.

Die wichtigsten Punkte unserer Checkliste betreffen:

• Virenschutzsoftware
• Firewall (Brandschutzmauer)
• Eingeschränktes Benutzerkonto
• Automatische Updates und Aktualisierungen
• Regelmäßige Datensicherung

Sicherheitseinstellungen überprüfen

In Windows Vista/7 kann man in der Systemsteuerung unter System und Sicherheit Status des Computers überprüfen nachsehen, ob die wesentlichen sicherheitsrelevanten Einstellungen aktiviert sind.

Windows XP bietet eine ähnliche Übersicht in der Systemsteuerung unter Sicherheitscenter.

Status der Computersicherheit anzeigen

Sfatus der Sicherheitseinstellungen

Virenschutzsoftware

Sollte der Computer über keine Virenschutzsoftware verfügen, so ist spätestens jetzt der Zeitpunkt, sich darum zu kümmern.
Leider ist Windows im Auslieferungszustand ohne Virenschutz. Dieser muss vom Anwender nachträglich eingerichtet werden.

Oft sind auf neuen Computern schon Virenschutzprogramme installiert. Allerdings handelt es sich in vielen Fällen um zeitlich begrenzte Testlizenzen. Diese sind je nach Hersteller 30 bis 60 Tage aktiv, und werden dann mit dem Hinweis deaktiviert, die Software käuflich zu erwerben. Computereinsteigern ist oft gar nicht klar, ob
sie einen ausreichenden Virenschutz auf dem Computer haben.

Im Infobereich (System Tray) der Taskleiste wird bei einem aktivierten Virenschutzprogramm ein entsprechendes Symbol angezeigt.

Aktives Virenschutzprogramm (Hier Microsoft Essentials)

Gute empfehlenswerte Virenschutzprogramme sind schon kostenlos erhältlich. Bekannte Vertreter sind z.B.

• Avira AntiVir Personal
• Microsoft Security Essentials

Daneben bieten diese und andere Hersteller auch kostenpflichtige Programme an, die umfangreichere Funktionen beinhalten. Durch eine automatische Updatefunktion wird
die Virenschutz­software regelmäßig über das Internet aktualisiert.

Wichtig: Bei Installation eines neuen Virenschutzprogrammes erst das alte über die
Windows-Systemsteuerung entfernen.

Firewall

Die Firewall prüft, ob Programme befugt sind, Daten vom Computer in ein Netzwerk (z.B. Internet) zu senden, oder Daten aus dem Netzwerk zu empfangen. Eine Firewall kann als Software auf dem Computer eingerichtet sein und/oder als Hardware (z.B. als Router)
zwischen Computer und Netzwerk geschaltet sein.

Damit kann verhindert werden, dass Hacker und/oder Schadsoftware (Computerviren) über ein Netzwerk oder das Internet Zugriff auf den Computer erhalten.

Wichtig: Eine Firewall ersetzt in keinem Fall ein
V irenschutzprogramm. Das Gleiche gilt auch umgekehrt.

In Windows ist bereits eine Firewall (als Software) integriert.
Auch wenn der Nutzen von softwarebasierenden Firewalls umstritten ist, böse Zungen sprechen auch vom Schutzfaktor eines löchrigen Gartenzaunes, so schaden sie auch nicht, und sollten sofern vorhanden auch eingeschaltet werden.

Eingeschränktes Benutzerkonto

In Windows lassen sich verschiedene Benutzerkonten anlegen. Gerade wenn mehrere Personen den gleichen Computer benutzen, sind mehrere Benutzerkonten zweckmäßig.

Grundsätzlich unterscheidet Windows zwei Arten von Benutzerkonten:

Das Administratorkonto und das eingeschränkte
Benutzerkonto.

Ist man in Windows als Administrator (Computerverwalter) angemeldet, hat man sämtliche Rechte, was die Veränderungen oder das Löschen von Systemeinstellungen angeht. Leider haben auch es auch Schadprogramme, die sich auf dem Computer befinden, bei einem angemeldeten Administrator viel einfacher, systemrelevante Daten und Einstellungen zu ändern. Das Administratorkonto sollte zwingend mit
einem Passwort geschützt werden.

Neben dem Administratorkonto sollte ein Benutzerkonto mit eingeschränkten Rechten  eingerichtet werden. Dieses Benutzerkonto wird dann im „normalen“ Computerbetrieb verwendet. Zum Surfen im Internet, und alle anderen typischen Tätigkeiten am Computer.

Das Administratorkonto wird nur zur Installation oder zum
Entfernen von Software oder die Wartung und Verwaltung des Computers
verwendet.

Über die Windows-Systemsteuerung hat man Zugriff auf die
Benutzerkontenverwaltung.

Benutzerkonten verwalten in der Systemsteuerung

In der Benutzerkontenverwaltung kann man bestehende Konten ansehen, ändern, löschen oder neue Konten hinzufügen.

Die Benutzerkonten Standardbenutzer, Administrator und Gast

Seit Windows Vista/7 kann man sogar als eingeschränkter Benutzer systemrelevante Vorgänge bearbeiten, wenn man die UAC-Meldung (Benutzerkontensteuerung) bestätigt, und dann das Administratorpasswort eingibt.

UAC-Meldung (User Account Control) in Windows 7

Automatische Updates und Aktualisierungen

Windows und auch andere Programme (z.B. Adobe Flash, JAVA, Adobe Reader) bieten regelmäßig Aktualisierungen an. Die Hinweise zu Aktualisierungen erscheinen unten rechts im Infobereich (System Tray) auf der Taskleiste, oder auch als Popup auf dem Bildschirm.

Hinweis im Infobereich: Neue Updates sind verfügbar

Diese Aktualisierungen sollten auf jeden Fall gemacht werden, da nicht aktuelle Programme immer ein potentielles Sicherheitsrisiko darstellen.

Regelmäßige Datensicherung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die regelmäßige Datensicherung (Backup). Im Falle eines technischen Defektes oder schwerwiegenden Virenbefalls können wichtige Daten für immer verloren gehen.

Es geht hierbei ausschließlich um persönliche Daten wie E-Mails, Dokumente, Fotos, Videos usw. Diese Daten sollten auf eine externe Festplatte in regelmäßigen Abständen gesichert werden. Windows Vista/7 bietet dazu in der Systemsteuerung ein eigenes
Sicherungsprogramm an.

Datensicherungsprogramm in der Systemsteuerung

Auch in Windows XP gibt ein eingebautes Sicherungsprogramm. Eine ausführliche Anleitung dazu findet man unter dem nachfolgenden Link:

http://support.microsoft.com/kb/842149/de

Fazit

Wir erinnern uns noch an die oben genannte Checkliste:

• Virenschutzsoftware
• Firewall (Brandschutzmauer)
• Eingeschränktes Benutzerkonto
• Automatische Updates und Aktualisierungen
• Regelmäßige Datensicherung

Wer diese Punkte auf seinem Computer überprüft bzw. abgearbeitet hat, der hat zumindest das Risiko minimiert, von Schadprogrammen bzw. Viren und Hackern belästigt zu werden.

Allerdings sollte dies nicht dazu verleiten, nun im Internet sorgloser zu werden, oder bedenkenlos fremde Datenträger (USB-Sticks, CDs, Speicherkarten) an seinen Computer anzuschließen.
Denn eine 100%ige Sicherheit wird es, wie im realen Leben auch, nie geben.

Max. E-Mailgröße einschl. Anhang

Online-Festplatten

Für größere Datenmengen verwendet man sogenannten “WebSpace” oder anders ausgedrückt, Speicherplatz auf einen Internetserver im Internet.

Ein Internetserver oder Webserver ist ein (entfernter) Computer, der Daten über das Internet zur Verfügung stellt.

In der Regel kostet Speicherplatz auf einem Internetserver Geld. Doch es gibt auch kostenlose Alternativen. Diese Anbieter locken mit einem begrenzten Speicherplatz, den man bei Bedarf und Bezahlung aufstocken kann. Oft ist aber der kostenlos angebotene Speicherplatz ausreichend.

Wer ein HotMail-Konto besitzt, kann das Microsoft Skydrive mit 25 GB Speichervolumen kostenlos nutzen. E-Mailanbieter GMX bietet seinen Kunden mit dem MediaCenter gratis 1 GB Speicherplatz.
Kunden von Strato 1&1 erhalten mit HiDrive 1000 GB Online-Speicher.

So funktioniert DropBox.com

DropBox.com stellt 2 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung. Wie DropBox genau funktioniert, zeige ich im nachfolgenden Video.

Mehr zum Thema:

WDR – Angeklickt: Jörg Schieb Podcast

Übrigens, auch dieses Dokument gibt es als PDF zum Herunterladen

Gibt man Dokumente an andere Computernutzer weiter, benötigen diese zum Ansehen auch das Programm, mit dem das Dokument erstellt wurde.

Wer also z.B. ein Textdokument mit dem Textverarbeitungsprogramm „Word“ erstellt, kann nicht sicher sein, dass ein anderer, der dieses Dokument per E-Mail erhält, überhaupt betrachten kann. Voraussetzung wäre, dass der Empfänger ebenfalls das Programm Word oder ein kompatibles besitzt.

Sonst kommt es zu einer Fehlermeldung, oder es werden „Hieroglyphen“ angezeigt.

Kommunikationsprobleme

Ein Datei-Format für alle(s)

Ziel war es, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, dass diese unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform originalgetreu weitergeben kann. Ein Leser einer PDF-Datei soll das Dokument immer in der Form betrachten und ausdrucken können, wie es der Autor festgelegt hat.

Die typischen Konvertierungsprobleme (wie zum Beispiel veränderter Seitenumbruch oder falsche Schriftarten) beim Austausch eines Dokuments zwischen verschiedenen Anwendungsprogrammen entfallen. Ein PDF-Dokument sieht auf jedem Computer gleich aus, so wie der Autor es ursprünglich erstellt hat.

Neben Text, Bildern und Grafik kann eine PDF-Datei auch Hilfen enthalten, die die Navigation innerhalb des Dokumentes erleichtern.

Dazu gehören zum Beispiel anklickbare Inhaltsverzeichnisse und Seitenvorschauen.

Wer hat das PDF-Format erfunden?

Das Unternehmen Adobe Systems entwickelt 1993 das PDF-Format. Zum Erstellen der PDFs benötigt man das Programm Adobe Acrobat.

Gleichzeitig stellt Adobe den kostenlosen Adobe Reader zur Verfügung. Dieses Programm ist zum Ansehen von PDF-Dateien erforderlich. Hier kann man den Adobe Reader herunterladen:

www.adobe.com/de

Durch die weite Verbreitung entwickelte sich PDF zu einem „Quasi-Standard“ für elektronische Dokumente.

PDF ist mittlerweile weit verbreitet und wird z. B. von vielen elektronischen Zeitschriften, Katalogen und Dokumenten genutzt.

Wie kann ich PDF-Dateien erstellen?

Zur Erstellung und zum Bearbeiten von PDF-Dokumenten benötigt man das Programm Adobe Acrobat. (ca. 400 €) Nicht verwechseln mit dem kostenlosen Adobe Reader!!

Daneben gibt es aber auch einige kostenlose Programme wie z.B. den PDF Creator. Unter der folgenden Internetadresse kann man das Programm herunterladen:

http://de.pdfforge.org/pdfcreator

Auch mit der freien Bürosoftware OpenOffice lassen sich PDF-Dokumente erzeugen. Mit einem Plugin können PDF-Dokumente sogar geöffnet und bearbeitet werden.

Was kann PDF noch?

PDF-Dokumente können z.B. Hyperlinks enthalten. (Wie dieses hier auch) Damit kann man innerhalb des Dokumentes navigieren (z.B. anklickbares Inhaltsverzeichnis), oder zu einer Internetseite wechseln.

Beim Erstellen eines PDF-Dokumentes kann der Autor festlegen, wie das Dokument im Adobe Reader angezeigt werden soll. Z.B. im Fenster oder im Vollbildmodus. Man kann verhindern, dass das Dokument gedruckt werden kann, oder Copy & Paste (Kopieren u. Einfügen) deaktivieren.

PDF-Dokumente kann man mit einem Passwort (bis zu 128 Bit) verschlüsseln.

Vorsicht ist bei sogenannten „Meta-Daten“ in PDF-Dateien geboten. Metadaten sind übergeordnete Informationen wie z.B. Name des Autors, Anzahl der Seiten und Wörter, Erstellungssoftware usw.

Im Adobe Reader kann man sich diese Meta-Daten anzeigen lassen. Dazu klickt man hier oben im Menü auf Datei-Eigenschaften. (Gilt es übrigens auch für andere Textverarbeitungsprogramme)

Diese Meta-Informationen legten vor einigen Jahren den Ghostwriter von George W. Bush offen, als das Weiße Haus seine Rede zum „Plan für den Sieg im Irak“ veröffentlichte.

Mehr Informationen über das PDF-Format gibt es in Internet bei Wikipedia:

http://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format

Was macht man mit einer Tabellenkalkulation?

Abb.1 Haushaltsplan mit Calc

Abbildung 1 zeigt hier zum Beispiel ein Tabellenblatt mit der Kalkulation der mo­natlichen Einnahmen und Ausgaben. Alle Summen und Prozentwerte wurden automatisch mit  Formeln berechnet.

Mit dem Diagramm las­sen sich die Daten aus der Tabelle anschaulich präsen­tieren. Durch die Verknüp­fung von Tabelle und Dia­gramm wirken sich Verände­rungen in der Datentabelle sofort im Diagramm aus.

Diese Kalkulation werde ich Schritt für Schritt in dem fol­genden Tutorial entwickeln, so dass auch Einsteiger die „Geheimnisse“ eines Kalkula­tionsprogrammes verstehen und anwenden können.

Die fertige Calc-Datei zu diesem Tutorial herunterladen:

Haushaltsbuch

Wo bekomme ich das Programm OpenOffice?

Wer das Programm noch nicht auf dem Computer in­stalliert hat, kann es von der Internetseite http://de.openoffice.org/ kostenlos herunterladen.

OpenOffice Calc starten

Nach der Installation von OpenOffice kann das Programm über das Windows-Startmenü oder das Verküpfungssymbol (OpenOffice.org) auf dem Desktop gestartet werden.

Im folgenden Startmenü wählt man dann das Symbol „Tabellendokument“.

Abb. 2 Startbildschirm OpenOffice

Spalten, Zeilen, Zellen

Openoffice Calc ist wie ein Rechenblatt aus ho­rizontalen Zeilen und vertikalen Spalten aufge­baut. Die Schnittpunkte der Zeilen und Spalten nennt man Zelle.

Abb. 3 Zeilen, Spalten und Zelle

Jede Zelle hat eine eindeutige Bezeichnung, die sich aus dem Buchstaben der Spalte und der Nummer der Zeile ergibt. Klickt man mit dem Mauszeiger auf eine Zelle, so wird diese mar­kiert. (zu sehen an der schwarzen Umrandung)

In Abbildung 3 ist zum Beispiel die Zelle C6 markiert. Diese Bezeichnung einer Zelle (hier C6) nennt man Zellbezug.

Der Zellbezug einer markierten Zelle wird zusätzlich oben links im Namensfeld angezeigt.

Text und Zahlen

Abb. 4 Eingabe von Text, Zahlen und Formeln

In eine markierte Zelle kann man Text, Zahlen oder Formeln schreiben. Text wird linksbündig, Zahlen werden rechts­bündig in der Zelle ausgerichtet.

Ist ein Text länger als die Zellenbreite, wird der Text am Zellenrand abge­schnitten, wenn die benachbarte Zelle auch Text oder Zahlen enthält. Soll der ganze Text sichtbar sein, muss man die Spaltenbreite mit dem Mauszeiger anpassen.

Spaltenbreite anpassen

• Mit dem Mauszeiger zwischen zwei Spaltenbeschriftungen zeigen (bis Doppelpfeil zu se­hen ist)
• Linke Maustaste gedrückt hal­ten
• Maus nach rechts bewegen, bis die Spalte breit genug ist

Das Grundgerüst für ein Haushaltsbuch erstellen

Wir erstellen nun das folgende Grundgerüst für unser Haushaltsbuch. Wir geben dazu die Texte und Zahlenwerte so wie in Abbildung 6 ein. Die Spaltenbreiten passen wir entsprechend an.

Abb. 6 Grundgerüst der Tabelle

Im nächsten Schritt formatieren wir die Überschrift „Haushaltsbuch“. Dazu mar­kieren wir die die entspre­chende Zelle A1 und stellen eine passende Schriftgröße ein.

Abb. 5 Spaltenbreite anpassen

Abb, 7 Schriftgröße formatieren

Zeile einfügen

Da die Überschrift wenig Abstand zu den Zellen darunter hat, werden wir unterhalb der Überschrift eine leere Zeile einfügen.

Dazu zeigen wir mit dem Mauszeiger auf die Zeilenbe­schriftung (Hier Zeilennummer 2) und klicken mit der rechten Maustas­te. Im Kontextmenü wählen wir „Zeile einfügen“.

Abb. 8 Zeile einfügen

Hierbei wird oberhalb der markierten Zeile eine neue Zeile eingefügt, die der Überschrift etwas mehr Abstand verschafft. Das Ergebnis sollte so aussehen wie in Abbildung 9.

Abb. 9 Neue Zeile wurde eingefügt

Zahlen formatieren

Eingegebene Zahlen werden im Format „Standard“ angezeigt. Möchte man ein Währungssymbol (z.B. €) an die Zahl anhängen, so muss die Zahl das Format „Währung“ erhalten.

Format Währung zuweisen

• Zellen markieren, die das Währungsformat erhalten sollen
• In der Symbolleiste auf „Zahlenformat: Währung“ klicken

Sollte nach dem Formatieren in einer Zelle folgende Zeichen zu sehen sein, ###, dann ist die Zellenbreite zu schmal. Dann einfach mit der Maus die Spaltenbreite anpassen.

Die Spalte G formatieren wir im Format „Prozent“. Hier werden später die Prozentwerte errechnet.

Format Prozent zuweisen

• Spalte G markieren (auf den Buchstaben G der Spaltenbeschriftung klicken)
• oder nur die Zellen unterhalb der Überschrift „%“ markieren
• In der Symbolleiste auf „Zahlenformat: Prozent“ klicken

So sollte das Tabellenblatt nun aussehen:

Abb. 10 Tabelle - Grundgerüst

Die Funktion „Summe“

Nun berechnen wir die Summen in den Spalten „Einnahmen“ (Spalte B) und „Ausgaben“ (Spalte E) .

Summe in der Spalte „Einnahmen“ berechnen

• Die Zelle B17 markieren In dieser Zelle soll später das Ergebnis der Summe stehen
• In der Symbolleiste auf das Symbol „Summe“ klicken
• Ein Auswahlrahmen gibt an, welcher Bereich der Spalte in die Berechnung aufgenommen wird. Der Auswahlrahmen kann bei Bedarf mit der Maus angepasst werden
• Wenn alles passt, auf „Übernehmen“ klicken (oder Enter-Taste drücken)

Das Ergebnis der Berechnung wird in der Zelle B17 angezeigt.

Auf die gleiche Weise kann nun die Spalte E mit den Ausgaben berechnet werden. Die Zelle E17 soll dort das Ergebnis anzeigen.

Abb. 11 Summe berechnen

Exkurs: Rechnen mit Formeln

Markiert man eine Zelle, die das Ergebnis einer Summe anzeigt, kann man in der Eingabezeile die Summenformel erkennen. (Siehe Abb. 11)

In der Zelle E17 steht hier die Summenformel:

=SUMME(E4:E15)

Eine Formel beginnt immer mit dem Gleichheitszeichen (=). Danach folgt ein mathematischer Ausdruck oder eine Funktion.

Die Summenformel ist eine Funktion. Die Summenfunktion erwartet in der Klammer Zahlen oder Zellbezüge. In unserem Fall soll die Summenfunktion alle Werte aus dem Zellbereich von E4 bis E15 summieren. Der Bereich wird durch die erste und letzte Zelle in diesem Bereich definiert:

E4:E15

Die Summenformel lautet also in Worten:

Bilde die Summer aus allen Werten im Bereich von E4 bis E15.

Oder in der Sprache von Calc: =SUMME(E4:E15)

Abb. 12 Formel zur Berechnung des Saldos

Nun ermitteln wir den Saldo in der Zelle H17. Der Saldo ist die Differenz zwischen den Einnahmen und den Ausgaben.

Dazu müssen wir also nur von Zelle B17 Zelle E17 abziehen. Die Formel dazu lautet:

=B17-E17

Abb. 13 Zellbezug durch Anklicken der Zelle in die Formel eintragen

Tipp

Zur Vereinfachung der Eingabe kann man die entsprechenden Zellen mit der Maus markieren.

So geht’s:

• Zelle H17 markieren und „=“ eintippen (oder in der Symbolleiste auf = klicken)
• Zelle B17 anklicken (Zellbezug wird in die Formel eingetragen)
• Minuszeichen „-“ eintippen
• Zelle E17 anklicken (Zellbezug wird in die Formel eingetragen)
• Enter-Taste drücken oder auf „Übernehmen“ klicken

Abb. 14 Zellbezug durch Anklicken der Zelle in die Formel eintragen

Prozentwert mit einer Formel berechnen

In der Spalte mit der Überschrift „%“ berechnen wir nun den prozentualen Anteil der Einzelausgaben zu den Gesamtausgaben. Dazu klicken wir auf die Zelle G4 und geben die folgende Formel ein:

=E4/E17

Die Formel lautet in Worten:

Dividiere den Inhalt der Zelle E4 durch den Inhalt der Zelle E17.

Der Schrägstrich ist das Divisionszeichen in der Formel.

Anschließend drücken wir die Enter-Taste oder klicken auf „Übernehmen“.

Da unsere Zelle das Prozentformat erhalten hat, wird die Berechnung automatisch mit 100 multipliziert, und das Prozentzeichen am Ergebnis angehängt.

Die Rechenzeichen für die Grundrechenarten bei Calc:

Plus +

Minus -

Multiplizieren *

Dividieren /

Für alle weiteren Zellen könnte man nun genau so verfahren, indem man die entsprechende Formel eintippt. Bei langen Spalten ist das aber viel zu aufwändig.

Einfacher geht es, wenn wir die Formeln kopieren.

Bevor wir die Formel kopieren, müssen wir noch eine kleine Anpassung in der Formel vornehmen.

Dazu markieren wir noch einmal die Zelle G4, und klicken dann in der „Eingabezeile“ in den Bezug E17, so das die blinkende Schreibmarke (Cursor) dort zu sehen ist.(Abb. 14)

Nun halten wir die Umschalt-Taste (Großschreibtaste) gedrückt, und tippen gleichzeitig die Taste F4.

Abb. 15 Absoluter Zellbezug

Der Zellbezug E17 wird nun in $E$17 geändert. Wir klicken auf „Übernehmen“ oder drücken die Enter-Taste.

Das Ergebnis sollte so aussehen wie in Abb. 15.

Bevor ich auf die Unterschiede von relativen und absoluten Zellbezügen eingehe, kopieren wir zunächst die Formel.

Formeln kopieren

Die Formel zur Berechnung des Prozentwertes in Zelle G4 soll nun in die darunter stehenden Zellen kopiert werden. Dazu markieren wir die Zelle G7, und bewegen anschließend den Mauszeiger auf das kleine schwarze Quadrat an der unteren rechten Ecke der Zelle.

Der Mauszeiger verwandelt sich auf dem Quadrat in ein +. Jetzt ziehen wir mit gedrückter linker Maustaste einen Auswahlrahmen senkrecht nach unten bis auf Zeile 15 und lassen die Maustaste los.

Alle Zellen erhalten nun die Prozentwerte.

Abb. 16 Formel kopieren

Relative und absolute Bezüge

Damit wir verstehen, was absolute und relative Bezüge sind, analysieren wir die gerade kopierte Formel aus Zelle G4. Dazu markieren wir die Zelle G4. In der Eingabezeile können wir nun die Formel sehen:

Abb. 17 Formel in Zelle G4

In der nächsten Zelle G5 steht folgende Formel:

Abb. 18 Formel in Zelle G5

Die beiden (und auch alle folgenden) Formeln unterscheiden sich nur im ersten Bezug links vom Divisionszeichen. Der Bezug rechts vom Divisionszeichen ist bei allen Formeln gleich. Was ja auch für eine korrekte Berechnung so sein muss.

Beim Kopieren der Formel hat Calc den Bezug der einzelnen Ausgaben relativ zu jeder Zeile angepasst. Nur der Bezug für die Gesamtsumme ist absolut (unverändert) geblieben.

Damit Calc weiß, welchen Bezug er beim Kopieren nicht verändern soll, muss dieser mit den Dollarzeichen als absolut gekennzeichnet werden. (Umschlt+F4)

Was wäre passiert, wenn wir den absoluten Bezug nicht verwendet hätten?

Calc hätte dann nach dem Kopieren der Formel folgende Ergebnisse geliefert:

#DIV/0

Dies ist eine Fehlermeldung, die angibt, das versucht wurde durch Null zu dividieren. (Was in der Mathematik nicht zulässig ist)

In der Zelle G5 verweist der Bezug für die Summe statt auf E17 auf

die Zelle darunter (E18) Diese Zelle ist leer, enthält also also den Wert 0. Auch die nachfolgenden Formeln verweisen entsprechend auf leere Zellen unterhalb von E17.

Abb. 19 Fehlerhafte Formeln beim Kopieren

Tabelle formatieren mit Autoformat

Unser „Haushaltsbuch ist nun einsatzbereit. Was noch fehlt ist eine optisch etwas ansprechende Gestaltung und ein Diagramm.

Am schnellsten kann man eine Tabelle mit dem Befehl „Autoformat“ gestalten.

Dazu markieren wir unsere Tabelle von Zelle A3 bis nach H17, und klicken im Menü auf Format-Autoformat.

Abb. 20 Tabelle formatieren mit Autoformat

In der folgenden Dialogbox bietet uns umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung der Tabelle.

Wir wählen hier z.B. die Formatierung „Gelb“. Damit durch diese Formatierung die Währungssymbole nicht entfernt werden, klicken wir auf „Zusätze“ und entfernen unter Formatierung den Haken neben „Zahlenformat“.

Abb. 21 Autoformat Formatierungsoptionen

Die fertig formatierte Tabelle sieht dann so aussehen:

Abbildung 22 Formatierte Tabelle

Diagramm einfügen

Zum Abschluss fügen wir ein Diagramm ein, mit dem die Zahlen übersichtlich präsentiert werden können.

Zunächst sollte man überlegen, was im Diagramm dargestellt werden soll. Für absolute Zahlenwerte eignet sich in der Regel ein Balkendiagramm. Möchte man relative Werte (z.B. Prozentwerte) darstellen, ist ein Kreisdiagramm eine gute Wahl.

In unserem Diagramm sollen die Ausgaben mit ihren absoluten Zahlenwerten dargestellt werden. Zusätzlich soll die Kategorie (Beschriftung) zu jedem Ausgabenpunkt angezeigt werden.

Wir markieren zunächst in der Tabelle den Bereich von D4 bis E15. Dann klicken wir in der Symbolleiste auf das Symbol „Diagramm.

Abbildung 23 Diagramm einfügen

Der Diagrammassistent führt uns nun Schritt für Schritt durch die Diagrammoptionen. Im Schritt 1 wählen wir hier ein Säulendiagramm aus, und klicken dann auf „Weiter“.

In Schritt 2 ist darauf zu achten, das in der Checkbox „Erste Spalte als Beschriftung“ ein Haken gesetzt ist. Dann klick auf „Weiter“.

Abb. 24 Schritt 1 im Diagrammassistenten

Abb. 21 Autoformat-Assistent

Abb. 25 Schritt 2 im Diagrammassistenten

Abb. 26 Schritt 3 im Diagrammassistenten

Abb. 27 Schritt 4 im Diagrammassistenten

Beschriftung im Diagramm anpassen

Diagrammbeschriftung ändern

• Doppelklick auf das Diagrammobjekt
• Rechtsklick auf ein Beschriftungselement
• Im Kontextmenü „Achse formatieren …“ wählen

Abb. 28 Diagramm bearbeiten

Abb. 29 Text ausrichten

Abb. 30 Fertiges Diagramm

Mehr Input:

Diese Anleitung richtet sich an alle, die einen E-Mail-Client wie Outlook/Outlook Express, IncrediMail oder Thunderbird verwenden.

Datensicherung ist ein Thema, dass wohl jeder Computernutzer ernst nehmen muss. Doch „Hand aufs Herz!“ Wann hast Du Deine Daten das letzte Mal vollständig gesichert? Und wenn ja, waren Deine E-Mails auch dabei?

Spätestens hier werden wohl viele ein mulmiges Gefühl haben. Denn im Gegensatz zu anderen persönlichen Daten wie Dokumente, Videos, Musik oder Fotos befinden sich die E-Mails nicht in den Ordnern „Eigene Dateien“ (Windows XP) oder in den „Bibliotheken“ (Windows Vista/7).

Die E-Mail-Daten befinden sich je nach verwendeter E-Mail-Software in sogenannten Systemordnern, die für den „normalen“ Computernutzer nicht so einfach zu finden sind.

Wer ein Programm zur Datensicherung verwendet, muss die nachfolgend genannten Ordner (bzw. Dateipfade) zu seinem Backup hinzufügen. Wer kein entsprechendes Programm verwendet, muss diese Ordner kopieren und auf einem externen Datenträger (externe Festplatte, USB-Stick, CD-ROM usw.) speichern. Spätestens jetzt sollte man sich Gedanken zur regelmäßigen Datensicherung machen.

Thunderbird

Thunderbird speichert die Benutzereinstellungen (Profile), E-Mails, Adressbücher und weitere Daten in einem Ordner mit dem Namen „Profiles“.

Dieser Ordner sollte komplett auf einem externen Laufwerk z.B. Festplatte bzw. USB-Stick gesichert werden. Gehen E-Maildaten verloren oder gibt es Probleme mit dem Öffnen von E-Mails, kopiert man diesen Ordner wieder zurück an die ursprüngliche Stelle.

Achtung: Alle neuen E-Mails die nicht in der letzten Sicherung enthalten waren, gehen beim zurück kopieren verloren.

Hierbei sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Betriebssystem-Versionen zu beachten.

Windows XP/2000

Wer eine Software zur Datensicherung verwendet, fügt einfach den nachfolgenden Dateipfad seinem Backupprogramm hinzu:

C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Thunderbird\Profiles

Wer keine Software zur Datensicherung verwendet, klickt auf

1. Start-Ausführen
2. in das Texteingabefeld %appdata% eingeben und OK klicken
3. den Ordner Thunderbird mit einem Doppelklick öffnen

Wahlweise kann man auch %appdata%\Thunderbird eintippen, um direkt in den Ordner zu gelangen.(Siehe Bild)

Dialogfenster "Ausführen"

Nun kann man dort den Ordner „Profiles“ kopieren, und auf einem externen Datenträger speichern. Zur Wiederherstellung der Daten wird der gesicherte Ordner einfach wieder an diese Stelle zurück kopiert.

Der Ordner Profiles

Achtung: Alle neuen E-Mails die nicht in der letzten Sicherung enthalten waren, gehen beim Zurückkopieren verloren. Also immer regelmäßig die Daten sichern. 

Windows Vista/7

Wer eine Software zur Datensicherung verwendet, fügt einfach den nachfolgenden Dateipfad seinem Backupprogramm hinzu:

C:\Benutzer\%Benutzername%\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles

„Benutzername“ ist der Name, mit dem man sich auf seinem Computer angemeldet hat.

Wer keine Software zur Datensicherung verwendet, klickt auf Start-Programme/Dateien durchsuchen.

1. In das Texteingabefeld %appdata%\thunderbird\profiles eingeben
2. den Ordner in der Liste oben kopieren und auf einem externen Datenträger speichern

Der Ordner Profiles in Windows 7

Mehr und ausführlichere Informationen gibt es im Internet:

http://www.thunderbird-mail.de/wiki/Profile_verwalten

Die Software ThunderSave erledigt automatisch die Sicherung und Wiederherstellung der Daten.

Zur Sicherung der Daten/Lesezeichen im FireFox-Browser gibt es die Software FireSafe.

Outlook Express

Wer eine Software zur Datensicherung verwendet, fügt einfach den nachfolgenden Dateipfad seinem Backupprogramm hinzu:

C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten \Identities \{Identitätsnummer} \Microsoft\Outlook Express

Die genaue Pfadangabe findet man in Outlook Express im Menü Extras-Optionen… und dann auf die Registerkarte Wartung klicken, danach auf die Schaltfläche Speicherordner…

Outlook speichert alle Informationen zu den E-Mails in Dateien mit der Endung .dbx.

Wer keine Software zur Datensicherung verwendet, findet die entsprechenden Dateien mit der Windows-Suche. (Nach Dateien und Dateinamen suchen)

Als Suchbegriff die Dateiendung (.dbx) in das Suchfeld eingeben. Unter „Weitere Einstellungen” sollte man noch Systemordner durchsuchen und Versteckte Elemente durchsuchen mit einem Haken versehen. (Siehe Bild)

Windows Suche

Die gefundenen Dateien mit der Endung .dbx kann man nun kopieren, und auf einem externen Datenträger sichern. Bei einem Crash bzw. bei Problemen mit Outlook-Express kopiert man die Dateien wieder in den entsprechenden Ordner zurück.

Suchergebnis: Outlook dbx-Dateien

Eine kostenlose Software, die die Sicherung automatisch erstellt, gibt es hier:

http://www.computerbild.de/download/Amic-Email-Backup-3645268.html.

Achtung: Alle neuen E-Mails die nicht in der letzten Sicherung enthalten waren, gehen dabei verloren. Also immer regelmäßig die Daten sichern. 

Outlook 2002/2003/2007

Microsoft stellt für die oben genannten Outlook-Versionen ein Backup-Ad-In zur Verfügung. Ein Downloadlink, sowie die genaue Verwendung wird hier ausführlich beschrieben.

Hinweis: Bei Windows 7 (64 Bit) funktionierte das Ad-In erst, nachdem es im Kompatibilitätsmodus (Windows XP SP3) installiert wurde. 

Incredi-Mail

IncrediMail bietet als einziger der hier genannten E-Mail-Clienten eine eingebaute Sicherungsfunktion.

Daten sichern

Menü Datei-Übertragen von Daten und Einstellungen-Übertragung zu neuem Computer

Hier kannst du die Sicherungsdatei erstellen.

IncrediMail Datensicherung

 Wiederherstellen der gesicherten Daten

Menü Datei-Übertragen von Daten und Einstellungen-Übertragung vom alten Computer

Die gespeicherte Sicherungsdatei öffnen.

Achtung: Alle neuen E-Mails die nicht in der letzten Sicherung enthalten waren, gehen dabei verloren. Also immer regelmäßig die Daten sichern. 

Eine ausführliche Anleitung gibt es im Internet direkt beim IncrediMail Support.

Folgende Städte kann man per Street View betrachten:
Berlin, Bielefeld, Bochum, Bonn, Bremen, Dortmund, Dresden, Duisburg, Düsseldorf, Essen, Frankfurt/Main, Hamburg, Hannover, Köln, Leipzig, Mannheim, München, Nürnberg, Stuttgart und Wuppertal.

Das nachfolgende kurze ”Erklärvideo” zeigt, wie Street View funktioniert.

Eine schöne ausführliche “Schritt für Schritt Anleitung” gibt es hier bei Gertis PC-Tipps.