LibreOffice — Briefvorlage erstellen

Dokumentvorlage

Die­ser Arti­kel beschreibt, wie eine wie­der ver­wend­ba­re Brief­vor­la­ge erstellt wird. Das Adress­feld des  Brie­fes erscheint dabei im Fens­ter des Brief­um­schla­ges. Damit ent­fällt das Dru­cken der Adres­se und des Absen­ders auf dem Brief­um­schlag.

Basis für unse­re Brief­vor­la­ge sind die Gestal­tungs­re­geln für Geschäfts­brie­fe nach DIN 5008.
Hin­weis: Die ursprüng­li­che DIN 676 wur­de 2011 zurück­ge­zo­gen und in die DIN 5008 ein­ge­ar­bei­tet.
Aus­führ­li­che Infor­ma­tio­nen zu den Gestal­tungs­re­geln nach DIN fin­den sich am Ende die­ser Sei­te.

Das Adress­feld wird so gestal­tet, dass es, ent­spre­chend gefal­tet, in einen DIN C5-Umschlag (DL) mit Fens­ter passt. Damit erspart man sich spä­ter die Beschrif­tung des Brief­um­schla­ges.

Briefumschlag DL
Brief­um­schlag mit Fens­ter C5 (DL)

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Grundeinstellungen

Die Schrift­grö­ße soll­te nicht klei­ner als 10 pt und nicht grö­ßer als 12 pt. sein. Aus­ge­nom­men sind die Anga­ben für Sen­de­ver­mer­ke und die Absen­der­an­ga­be im Adress­feld. Hier wird eine Schriftgrö­ße zwi­schen 6 pt. und 8 pt. emp­foh­len.

Wir ver­wen­den für unse­re Vor­la­ge fol­gen­de Ein­stel­lun­gen:

  • For­mat­vor­la­ge Stan­dard
  • Schrift­art Times New Roman
  • Schrift­grö­ße 12 pt

Im Nor­mal­fall sind dies die Stan­dard­vor­ga­ben von LibreOffice/OpenOffice.

Schriftformatierung
Schrift­for­ma­tie­rung

Seitenränder

Im Menü For­mat – Sei­te neh­men wir im Regis­ter Sei­te die neben­ste­hen­den Ein­stel­lun­gen vor.

Die Ein­stel­lun­gen unter „Papier­for­mat“ soll­ten schon pas­sen, so dass nur noch die Sei­ten­rän­der geän­dert wer­den müs­sen.

Seite_einrichten
Sei­te ein­rich­ten

Adressfeld

Der obe­re Sei­ten­rand beträgt nun 4,5 cm. Direkt dar­un­ter in der ers­ten Zei­le begin­nen wir mit den Anga­ben im Adress­feld.

Die ers­te Zei­le ent­hält den Absen­der in Schrift­grö­ße 8 pt und unter­stri­chen. Die Zei­len­hö­he für die­se Zei­le stel­len wir im Menü For­mat – Absatz auf 0,5 cm ein.

Absatz formatieren
Absatz for­ma­tie­ren

Danach fol­gen drei wei­te­re Zei­len für Sen­de- oder Zustel­lungs­ver­mer­ke in glei­cher Schrift­grö­ße.

Ab Zei­le 5 beginnt die eigent­li­che Adres­se. Ein­schließ­lich der Absen­der­an­ga­be sind für das Adress­feld 10 Zei­len vor­ge­se­hen.

Nach Zei­le 10 folgt eine Leer­zei­le und danach in der Zei­le 12 das Datum, wel­ches rechts­bün­dig aus­ge­rich­tet wird.

Datum ausrichten
Datum rechts­bün­dig aus­rich­ten

Nach einer wei­te­ren Leer­zei­le kommt in Zei­le 14 die Betreff­zei­le. Nach zwei wei­te­ren Leer­zei­len beginnt in Zei­le 17 die Anre­de, und mit einer Leer­zei­le abge­trennt der Inhalt des Schrei­bens.

Wenn der aus­ge­druck­te Brief genau ober­halb der Betreff­zei­le gefal­tet wird, passt das Adress­feld in das Sicht­fens­ter eines Fens­ter­um­schla­ges.

Briefkopf

Der Brief­kopf kann belie­big gestal­tet wer­den. Er ent­hält die Absen­der­adres­se und wei­te­re Kon­takt­da­ten wie z.B. Tele­fon­num­mer und E-Mail­adres­se. Ein Logo ist eben­falls mög­lich.

Briefkopf
Brief­kopf mit Logo

Da sich die Anga­ben des Brief­kop­fes auf dem obe­ren Sei­ten­rand befin­den, kann man dort nicht ohne wei­te­res Text ein­fü­gen. Wir ver­wen­den daher einen Text­rah­men. Die­ser hat u.a. die beson­de­re Eigen­schaft, dass er frei ver­schieb­bar und auch exakt posi­tio­nier­bar ist.

Textrahmen einfügen

Wir kli­cken im Menü Ein­fü­gen – Rah­men.

Es öff­net sich ein Dia­log, den wir aber mit einem Klick auf OK schlie­ßen. Der Text­rah­men hat an den Ecken und auf der Mit­te der Umran­dun­gen soge­nann­te „Anfas­ser“. Die­se klei­nen Qua­dra­te kann man mit gedrückt gehal­te­ner lin­ker Maus­tas­te (Dop­pel­pfeil) zie­hen, und so Brei­te und Höhe des Rah­mens anpas­sen.

Textrahmen mit Anfasser
Text­rah­men mit Anfas­ser

Soll­ten die „Anfas­ser“ nicht sicht­bar sein, genügt ein Maus­klick auf den Rah­men. Ein Maus­klick außer­halb der Text­fel­des hebt die Mar­kie­rung des Text­rah­men auf, und die „Anfas­ser“ ver­schwin­den wie­der.

Mit einem Maus­klick in den Text­rah­men kann nun z.B. die Absen­der­adres­se ein­ge­ge­ben wer­den.

Ach­tung: Die Text­ein­ga­be ist nicht mög­lich, wenn die „Anfas­ser“ sicht­bar sind. In die­sem Fal­le muss man die Mar­kie­rung auf­he­ben, indem man neben den Text­rah­men klickt. Nun klickt man mit­ten in das Text­feld (nicht auf den Rah­men), um den Text ein­zu­ge­ben. Der Text kann im Text­rah­men wie gewohnt for­ma­tiert wer­den. (Schrift­grö­ße, Far­be, Absatz­aus­rich­tung usw.)

Text im Textrahmen einfügen

Textrahmen verschieben

Wenn die „Anfas­ser“ des Text­rah­mens sicht­bar sind, kann die Brei­te und Höhe des Text­rah­mens durch ent­spre­chen­des Zie­hen mit der Maus ange­passt wer­den.

Zum Ver­schie­ben des Text­rah­mens zeigt man mit dem Maus­zei­ger bei sicht­ba­ren „Anfas­sern“ in den Text­rah­men. Der Maus­zei­ger wird nun zu einem „Vier­fach-Pfeil“. Nun kann mit gedrückt gehal­te­ner Maus­tas­te der Text­rah­men belie­big ver­scho­ben wer­den.

Textrahmen verschieben
Text­rah­men ver­schie­ben

Textrahmen formatieren

Ein Dop­pel­klick in den Text­rah­men (Anfas­ser müs­sen vor­her sicht­bar sein ) öff­net das Dia­log­fens­ter „Rah­men“. Hier las­sen sich umfang­rei­che Ein­stel­lun­gen vor­neh­men. In unse­rem Fall wol­len wir den sicht­ba­ren Rah­men unse­res Text­rah­mens ent­fer­nen. Dazu kli­cken wir auf die Regis­ter­kar­te „Umran­dung“, und dann unter Lini­en­an­ord­nung auf das ers­te Sym­bol ganz links. Damit wird der sicht­ba­re Rah­men deak­ti­viert.

Sichtbare Rahmenlinien deaktivieren
Sicht­ba­re Rah­men­li­ni­en deak­ti­vie­ren

Den Text­rah­men exakt hori­zon­tal mit­tig posi­tio­nie­ren

  • Regis­ter­kar­te „Typ“ aus­wäh­len
  • Im Bereich „Posi­ti­on“ Hori­zon­tal Mit­te zu Gesam­te Sei­te ein­stel­len
  • Mit OK Dia­log­feld schlie­ßen
Textrahmen horizontal zentrieren
Text­rah­men hori­zon­tal zen­trie­ren

Grafik / Logo einfügen

Menü Ein­fü­gen – Bild – Aus Datei …

Bild einfügen
Bild ein­fü­gen

Dann im Dia­log­fens­ter den Ord­ner aus­wäh­len, wo die Gra­fik oder das Logo gespei­chert ist. Logo mar­kie­ren und Öff­nen wäh­len.

Bild auswählen und öffnen
Bild aus­wäh­len und öff­nen

Das ein­ge­füg­te Logo kann nun durch zie­hen mit dem Maus­zei­ger ver­scho­ben wer­den. Über die „Anfas­ser“ lässt sich das Logo in der Grö­ße ver­än­dern.

Eingefügtes Bild verschieben
Ein­ge­füg­tes Bild ver­schie­ben

Damit wäre die Vor­la­ge fer­tig und kann nun im nächs­ten Schritt als Doku­ment­vor­la­ge gespei­chert wer­den.

Dokumentvorlagen

Eine Doku­ment­vor­la­ge ist ein Doku­ment, wel­ches bestimm­te Vor­ein­stel­lun­gen wie Sei­ten­rän­der, Schrift­ar­ten und -grö­ßen, Absatz­for­ma­te und spe­zi­el­le For­ma­tie­run­gen ent­hält. Beim Start eines neu­en Text­do­ku­men­tes lädt LbreOffice/OpenOffice eine Doku­ment­vor­la­ge mit dem Namen Stan­dard. Hier ist z.B. die Schrift­art Times New Roman, die Schrift­grö­ße 12pt und Schrift­far­be Schwarz vor­ge­ge­ben. Will man mit ande­ren Vor­ga­ben begin­nen, kann man eine belie­bi­ge eige­ne Vor­la­ge erstel­len, und LibreOffice/OpenOffice anwei­sen, die­se beim Start zu laden.

Spei­chert man ein Doku­ment als Doku­ment­vor­la­ge, so wird die­se auto­ma­tisch im Vor­la­gen­ord­ner von LibreOffe/OpenOffice abge­legt. Eine Doku­ment­vor­la­ge kann, im Gegen­satz zu einem nor­mal gespei­cher­ten Doku­ment, nach dem Öff­nen nicht ver­se­hent­lich über­schrie­ben wer­den.

Dokumentvorlage speichern

Um unser gera­de erstell­tes Doku­ment als Doku­ment­vor­la­ge zu spei­chern, klickt man im Menü auf Datei – Doku­ment­vor­la­ge – Spei­chern …

Im nach­fol­gen­den Dia­log gib man oben einen Namen für die neue Doku­ment­vor­la­ge ein. (1) Hier z.B. „Brief_DIN_676b“. In der Lis­te „Berei­che“ wählt man den Ord­ner aus, wo die Doku­ment­vor­la­ge gespei­chert wer­den soll. Hier z.B. „Mei­ne Vor­la­gen“. (2) Anschlie­ßend wird mit „OK“ gespei­chert. (3)

Vorlage speichern
Vor­la­ge spei­chern

Dokumentvorlage verwenden

Möch­te man eine Doku­ment­vor­la­ge ver­wen­den, so klickt man im Menü auf Datei – Neu – Vor­la­gen und Doku­men­te.

Vorlage öffnen
Vor­la­ge öff­nen

Im fol­gen­den Dia­log wählt man (falls nicht schon geöff­net) den Ord­ner Vor­la­gen aus. (1) Dann ein Dop­pel­klick auf den Ord­ner Mei­ne Vor­la­gen. (2). Nun kann die Doku­ment­vor­la­ge aus­ge­wählt (3) und mit einem Klick auf Öff­nen geöff­net wer­den. (4)

Vorlage öffnen
Vor­la­ge öff­nen

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3 Gedanken zu „LibreOffice — Briefvorlage erstellen“

  1. Hal­lo und dan­ke für die Anlei­tung. Ich habe sie nach­ge­baut und bin zufrie­den mit dem Ergeb­nis. Lei­der habe ich auf der zwei­ten Sei­te und auf ff. auch die 4,5 cm Sei­ten­rand oben, kann man da was machen?
    Vie­len Dank im vor­aus!

    1. Hal­lo,

      wel­ches Pro­gramm wur­de ver­wen­det? Den brei­ten Sei­ten­rand kann ich mir nur durch zu vie­le Zei­len­um­brü­che auf der ers­ten Sei­te erklä­ren. Abhil­fe: Über­flüs­si­ge Zei­len­um­brü­che am Ende der ers­ten Sei­te löschen. Dann wur­de aber nicht das Pro­gram­mo­dul „Zeich­nung“ von Open­Of­fice ver­wen­det, son­dern „Wri­ter“?
      Ansons­ten noch ein­mal die Ein­stel­lun­gen der Sei­ten­rän­der prü­fen.

      Gruß

      Micha­el

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